Pour faire simple, gérer les licences logicielles, c’est essentiellement couvrir des risques et maîtriser des coûts. Quid ?
Le premier risque auquel on pense est de nature juridique vis-à-vis des éditeurs : celui de ne pas être conforme aux contrats de licences. Selon le Business Software Alliance regroupant un grand nombre d’éditeurs de logiciels, le piratage représentait en France un manque à gagner de 2,101 milliards de dollars pour la seule année 2015. Notre beau pays affiche clairement sa culture latine avec un taux de « piratage » (34% en 2015) qui fleure bon l’Europe du sud. Nous avons donc une belle marge de progression devant nous, et de nombreux rappels à l’ordre plus ou moins douloureux.
L’autre risque du même genre concerne la conformité aux nouvelles règles juridiques et financières. En tête, on trouve Sarbanes Oxley (SOX pour les intimes) qui, au travers de la traçabilité des dépenses qu’elle implique, exige une gestion fine des actifs. Ici, les logiciels donnent particulièrement du fil à retordre en raison de leur nature immatérielle. A cela s’ajoute leur capacité à se disséminer un peu partout, hors de tout contrôle, un peu comme les célèbres Gremlins portés au cinéma dans les années 80. Lorsque l’organisation est stable, il est difficile de s’y retrouver. Lors des opérations d’acquisition, fusion et revente d’entreprise, cela peut relever du miracle (pour en savoir plus : Restructurations d’entreprise : attention aux actifs logiciels).
Pour bénéficier d’un support technique de la part de son éditeur, un logiciel doit évidemment être utilisé conformément au contrat de licence. Si tel n’est pas le cas, ou si vous avez perdu le numéro du contrat de maintenance, vous êtes seul. Dans ce type de contexte, une dégradation ou une interruption de service peut prendre de graves proportions et durer indéfiniment. Quant aux mises à jour, elles sont alors acrobatiques, voire impossibles. De plus, si l’on ne contrôle pas les installations de logiciels, en encoure des risques sécuritaires : virus, intrusions notamment via des chevaux de Troie, etc. Voilà pour les risques techniques.
Tous ces risques peuvent se traduire en coûts imprévus qu’une gestion efficace des licences permet d’éviter. Sa mise en œuvre offre en outre l’opportunité de réduire les dépenses : optimisation des solutions conçues par les projets, meilleure gestion des environnements techniques, réutilisation de licences libérées lors du démantèlement de plates-formes, négociations mieux préparées avec les éditeurs, réduction des coûts de support grâce à la rationalisation des logiciels, économies sur les déploiements via une meilleure gestion des médias sous licence et des packages d’installation, etc. La liste est longue et le retour sur investissement est souvent rapide. Les études les plus sérieuses sont explicites en matière de réduction des dépenses logicielles : 30% la première année et 5% les années suivantes selon Gartner, par exemple (source : « IT Asset Management key initiative overview »).
